I. Einleitung

Häufig haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen ein Interesse daran, Fort- und Weiterbildungen zu besuchen. Durch Fortbildungsmaßnahmen entstehen regelmäßig beachtliche Kosten, zum Beispiel in Form von Schulungskosten, Prüfungsgebühren, Unterbringungs- und Verpflegungskosten sowie Reisekosten. Hinzu kommen gegebenenfalls auch Lohnkosten, wenn die Fortbildung während der regulären Arbeitszeit stattfindet und der Arbeitnehmer bezahlt freigestellt wird.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren die Teilnahme an Fortbildungen regelmäßig in sogenannten Fortbildungsvereinbarungen. Typischerweise enthalten diese Vereinbarungen Klauseln, mit denen sich der Arbeitnehmer einerseits zur Teilnahme an der Fortbildung verpflichtet und der Arbeitgeber andererseits die Übernahme der Fortbildungskosten zusichert und oftmals auch eine bezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht gewährt.

Der Arbeitgeber hat dann aufgrund seiner Investitionen ein erhebliches Interesse an der langfristigen Bindung seines qualifizierten Mitarbeiters. Er will sich dessen Dienste möglichst langfristig sichern.

Der Arbeitnehmer verpflichtet sich in der Fortbildungsvereinbarung deswegen regelmäßig, das Arbeitsverhältnis nach Abschluss der Fortbildung für eine bestimmte Dauer fortzusetzen (Bindungsdauer). Für den Fall, dass der Arbeitnehmer vor Ablauf der vertraglichen Bindungsdauer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, wird er zur (anteiligen) Rückzahlung der arbeitgeberseitig entstandenen Kosten verpflichtet (Rückzahlungsverpflichtung).

II. Zulässigkeit von Rückzahlungsklauseln

An die Zulässigkeit solcher Rückzahlungsklauseln stellt die Rechtsprechung hohe Anforderungen, die sich jüngst sogar noch einmal verschärften. Rückzahlungsklauseln, die diese Anforderungen nicht erfüllen, sind unwirksam; die Rückzahlungsverpflichtungen gehen dann ins Leere.

1. Prüfungsmaßstab

Der Prüfungsmaßstab der Fortbildungsvereinbarung richtet sich nach der rechtlichen Qualität des Vertrags. Handelt es sich um einen Individualvertrag, findet eine Rechtskontrolle anhand der Gebote von Treu und Glauben nach § 242 BGB statt. Handelt es sich, wie üblich, um einen Formularvertrag, liegt eine Allgemeine Geschäftsbedingung vor, deren Wirksamkeit sich nach den gesetzlichen Regeln der §§ 305 ff. BGB beurteilt.

Die inhaltlichen Kriterien, nach denen die Zulässigkeit einer Rückzahlungsverpflichtung für Ausbildungskosten beurteilt wird, unterscheiden sich dabei kaum. Sie ergeben sich in beiden Fällen letztlich aus einer am Einzelfall orientierten Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Im Kern ist die Zulässigkeit einer Rückzahlungsklausel nach einer verhältnismäßigen Abwägung zweier widerstreitenden Interessen zu beurteilen:

Arbeitgeberseitig ist das Interesse an der möglichst langfristigen Nutzung der vom Arbeitnehmer erworbenen Qualifikation zu berücksichtigen. Arbeitgeber möchten Ausbildungskosten regelmäßig nur für solche Arbeitnehmer aufwenden, die auch bereit sind, ihnen die erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten einige Zeit zur Verfügung zu stellen.

Arbeitnehmerseitig darf der Arbeitnehmer durch eine vertragliche Klausel in seiner durch das Grundgesetz in Art. 12 GG gewährten Berufsfreiheit nicht entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen eingeschränkt werden.

Daraus ergibt sich, dass die Zulässigkeit einer Rückzahlungsvereinbarung zweistufig zu prüfen ist.

Auf erster Stufe ist zunächst vorauszusetzen, dass der Arbeitgeber an sich ein berechtigtes Interesse an der Bindung des Arbeitnehmers hat. Nur wenn ein dahingehendes berechtigtes Interesse bejaht werden kann, ist auf einer zweiten Stufe zu prüfen, ob die Rückzahlungspflicht im Einzelfall auch angemessen ausgestaltet ist.

1. Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers

Ein berechtigtes Interesse an der Bindung des Arbeitnehmers ergibt sich dann, wenn der Arbeitgeber eine gewisse Investition in die Fortbildung seines Arbeitnehmers tätigt, die ihn berechtigterweise darauf vertrauen lässt, dass er die Qualifikation des Arbeitnehmers für eine gewisse Dauer nutzen kann.

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn er sich schon vor Abschluss der Fortbildungsmaßnahme verpflichtet, die Fortbildungskosten zu übernehmen und / oder er den Arbeitnehmer von einer bestehenden Verpflichtung der Arbeitsleistung unter Fortzahlung des vertraglich vereinbarten Entgelts für die Dauer der Fortbildung freistellt. Hier übernimmt der Arbeitgeber das Risiko einer Fehlinvestition.

An einem berechtigten Interesse fehlt es dagegen zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer die Kosten der Bildungsmaßnahme (zunächst) selbst finanziert und während der Zeit der Bildungsmaßnahme nur unentgeltlich von seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung freigestellt wird oder er die Qualifikation in seiner Freizeit erworben hat. Denn dann erwirbt der Arbeitnehmer die Qualifikation auf eigene Kosten. Er allein geht das Risiko einer Fehlinvestition ein; der Arbeitgeber übernimmt kein Investitionsrisiko.

2. Angemessenheit einer Rückzahlungspflicht

Die vorgenannten widerstreitenden Interessen der Arbeitsvertragsparteien müssen transparent in ein angemessenes Verhältnis zueinander gebracht werden. Den möglichen Nachteilen für den Arbeitnehmer infolge einer vertraglichen Bindung muss zudem ein angemessener Ausgleich gegenüberstehen.

a. Angemessener Ausgleich

Ein angemessener Ausgleich steht der Bindung gegenüber, wenn der Arbeitnehmer mit der Ausbildungsmaßnahme eine angemessene Gegenleistung für die Rückzahlungsverpflichtung erhält. Die Bildungsmaßnahme muss ihm einen geldwerten Vorteil bieten, die er am Arbeitsmarkt gewinnbringend für sich nutzen kann. Dies ist der Fall, wenn sich aufgrund der Fortbildung seine Arbeitsmarktchancen erhöhen.

Hieran fehlt es zum Beispiel, wenn der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, den Arbeitnehmer fortzubilden oder spezifische Ausbildungsvorteile nur im Betrieb des Arbeitnehmers genutzt werden können oder die Fortbildung der Anpassung an neue innerbetriebliche Anforderungen dient.

b. Transparenz der Rückzahlungsklausel

Die Rückzahlungsklausel muss hinreichend transparent ausgestaltet werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Fortbildungsvereinbarung formularmäßig getroffen wird. Denn bereits aus der gesetzlichen Regelung des § 307 Abs. 1 S. 2 BGB folgt, dass sich eine unangemessene Benachteiligung daraus ergeben kann, dass die Bestimmung nicht klar und verständlich ist.

Dem Arbeitnehmer muss somit der Umfang seiner Rückzahlungsverpflichtung in der Fortbildungsvereinbarung verdeutlicht werden. Er muss in der Lage sein, sein Rückzahlungsrisiko hinreichend abschätzen und erkennen können, welche Kosten er konkret zu erstatten hat.

Dazu müssen zumindest Art und Berechnungsgrundlagen der zu erstattenden Kosten angeben werden. Es genügt nicht etwa die pauschale Angabe, „alle durch die Weiterbildung entstandenen Aufwendungen einschließlich der Lohnfortzahlungskosten“.

Erforderlich ist vielmehr die genaue und abschließende Bezeichnung und Bezifferung der einzelnen Positionen, aus denen sich die zurückzuzahlende Gesamtforderung zusammensetzen soll.

Wenn einzelne Kostenpunkte bei dem Abschluss der Fortbildungsvereinbarung noch nicht abschließend beziffert werden können, muss hierauf hingewiesen werden. Bereits feststehende Kosten müssen benannt und beziffert werden. Noch nicht festehende Kostenpunkte müssen benannt und zumindest mit einem voraussichtlichen Betrag beziffert werden. Nach Abschluss der Fortbildungsmaßnahme sind dem Arbeitnehmer dann die konkret angefallenen Kosten abschließend mitzuteilen.

Des Weiteren muss die Fortbildungsvereinbarung schon vor Beginn der Fort- bzw. Weiterbildungsmaßnahme geschlossen werden. Wird eine Rückzahlungsvereinbarung erst nach Beginn der Weiterbildung geschlossen, führt schon dieser Umstand regelmäßig zur Unwirksamkeit einer solchen Vereinbarung. Denn der Arbeitnehmer weiß dann vor Beginn der Weiterbildung nicht, was real an Verhaltens- und Rückzahlungspflichten auf ihn zukommt. Dem Arbeitgeber werden zudem ungerechtfertigt weitgehende eigene Entscheidungsspielräume eröffnet, die einem echten Investitionsrisiko entgegenstehen.

c. Bindungsdauer

Knackpunkt der Wirksamkeit einer Rückzahlungsklausel ist regelmäßig die enthaltene Bindungsdauer; diese muss in einem angemessenen Verhältnis zur Fortbildung und dem damit einhergehenden geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers stehen. In der Praxis werden häufig zu lange Bindungsfristen vereinbart.

Die Angemessenheit der Bindungsfrist beurteilt sich in erster Linie dabei nach der Dauer der Fortbildung, der Höhe der arbeitgeberseitigen Aufwendung, den Zeiten der bezahlten Freistellung sowie nach dem Ausmaß der dem Arbeitnehmer zufließenden Vorteile. Zur Beurteilung der Dauer der Fortbildung ist die Anzahl der Arbeitstage maßgeblich, an denen der Arbeitnehmer von seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung unter Fortzahlung der Vergütung freigestellt wird.

Soweit Arbeitnehmer für die Teilnahme an Fortbildungskursen freigestellt werden, hat die Rechtsprechung Regelwerte entwickelt:

• Im Fall einer Fortbildungsdauer von bis zu einem Monat die Bindungsdauer bis zu sechs Monaten betragen.
• Erfasst die Fortbildungsdauer einen Zeitraum bis hin zu zwei Monaten, kann die Bindungsdauer bis 12 Monate betragen.
• Im Fall einer drei- bis viermonatigen Fortbildungsdauer, erachtet die Rechtsprechung eine Bindungsdauer bis hin zu 24 Monaten für angemessen.
• Eine Bindungsdauer bis zu 36 Monaten wird als angemessen angesehen, wenn die Fortbildungsdauer sechs bis 12 Monate beträgt.
• Bei einer Fortbildungsdauer von mehr als 24 Monaten schließlich beträgt die maximale Bindungsdauer 60 Monate.
• Eine verhältnismäßig lange Bindung kann im Einzelfall auch bei kürzerer Ausbildung gerechtfertigt sein, wenn der Arbeitgeber ganz erhebliche Mittel aufwendet oder die Teilnahme an der Fortbildung dem Arbeitnehmer überdurchschnittlich große Vorteile bringt.
• Das gesetzliche Höchstmaß beträgt in jedem Fall fünf Jahre (§ 624 BGB).

Insbesondere wenn der Fortbildungsvertrag im Wege eines Formularvertrags geschlossen wird, dürften Verstöße zu einer vollständigen Unwirksamkeit der Klausel führen. Denn für Allgemeine Geschäftsbedingungen gilt das sogenannte Verbot der geltungserhaltenden Reduktion. Würde bei Vereinbarung einer zu langen Bindungsdauer mindestens die gerade noch angemessene Bindungsfrist angenommen werden, würde jeder Arbeitgeber von Anfang an unangemessen lange Bindungsfristen wählen. Ein Risiko der Unwirksamkeit bestünde nicht.

d. Rückzahlungsgrund

Die Verpflichtung zur Rückzahlung von Fortbildungskosten darf nicht schlechthin an das Ausscheiden aufgrund einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers innerhalb der vereinbarten Bindungsfrist geknüpft werden. Eine Rückzahlungsklausel muss Fälle, in denen der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse an der Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses hat, ausklammern. Somit muss nach dem inneren Grund des vorzeitigen Ausscheidens unterschieden werden.

Eine Rückzahlungsvereinbarung darf nur für solche Fälle getroffen werden, in denen das Ausscheiden seine Gründe allein in der Sphäre bzw. des Verantwortungsbereichs des Arbeitnehmers findet. Die Klausel muss ausdrücklich solche Gründe ausnehmen, die aus der Sphäre des Arbeitgebers resultieren.

Das betrifft insbesondere Kündigungen des Arbeitgebers, die nicht auf einem vertragswidrigen Verhalten des Arbeitnehmers beruhen, allen voran betriebsbedingte Kündigungen.

Es kann aber nicht allein danach unterschieden werden, ob eine arbeitgeber- oder arbeitnehmerseitige Kündigung vorliegt. Auch berechtigte Eigenkündigungen des Arbeitnehmers dürfen nicht zu einer Rückzahlungspflicht führen, wenn der Kündigungsgrund zumindest auch der Sphäre oder dem Verantwortungsbereich des Arbeitgebers angehört.

Das BAG hat den Umfang der „Ausnahmetatbestände“ mit seinem jüngsten Urteil vom 01.03.2022 insoweit erweitert. Eine Rückzahlungsverpflichtung ist nunmehr auch dann unangemessen benachteiligend, wenn sie den Arbeitnehmer, der das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der Bindungsdauer beendet, auch dann zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichtet, wenn dieser ohne eigenes Verschulden dauerhaft nicht mehr in der Lage ist, seine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen. Das Risiko, dass sich die Investitionskosten des Arbeitgebers in die Fortbildung des Arbeitnehmers aufgrund dessen dauerhafter Leistungsunfähigkeit nicht bezahlt machen, sei dem unternehmerischen Risiko zuzurechnen.

e. Ratierliche Minderung der Rückzahlungspflicht

Der Arbeitnehmer muss durch seine eigene Betriebstreue Einfluss auf die Rückzahlungsverpflichtung nehmen können. Das anerkennenswerte Interesse des Arbeitgebers an der Bindung des Arbeitnehmers verringert sich im Wege der Teilamortisierung der Investition, je länger der Arbeitnehmer nach Beendigung der Ausbildung für den Arbeitgeber tätig ist.

Deswegen muss sich die Höhe der Rückzahlungsverpflichtung über die Bindungsdauer zeitanteilig verringern, ansonsten ist sie unangemessen.

Die Reduzierung kann in jährlichen, quartalsweisen oder monatlichen Zeitabschnitten erfolgen, wobei die ratierliche Kürzung in Monatsschritten vorzugswürdig erscheint, weil sie die Interessenlage möglichst rechtssicher widerspiegelt.

Beträgt die vereinbarte Bindungsfrist sechs Monate nach Abschluss der Bildungsmaßnahme sollte sich die Höhe der Rückzahlungspflicht für jeden Monat der Betriebszugehörigkeit nach Abschluss der Fortbildung beispielsweise um 1/6 mindern.

f. Weitere Rückzahlungsgründe

Als Rückzahlungsgrund kommt auch das Nichtbestehen der Prüfung, der Abbruch der Maßnahme bzw. das Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis vor Beendigung der Fortbildungsmaßnahme in Betracht.

Die Zulässigkeit solcher Rückzahlungsgründe ist höchstrichterlich noch nicht abschließend geklärt. Sinngemäß müssen jedenfalls die vorgenannten Voraussetzungen gewahrt sein. Das heißt auch hier muss ein berechtigtes Interesse an der Bindung des Arbeitnehmers bestehen. Die Rückzahlungsklausel muss angemessen ausgestaltet sein. Dazu müssen die Rückzahlungspflichten jedenfalls auf die bereits angefallenen Fortbildungskosten beschränkt werden. Der Rückzahlungsgrund muss auch hier auf solche beschränkt sein, die in den alleinigen Verantwortungs- und Risikobereich des Arbeitnehmers fallen.

III. Rechtstipp:

Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln sollten schon aus Beweissicherungsgründen in jedem Fall schriftlich geschlossen werden, auch wenn ein gesetzlicher Formzwang nicht besteht. Sie sollten vor Beginn der Ausbildungsmaßnahme getroffen werden.

Dem Arbeitnehmer sollte eine unterschriebene Ausfertigung zu Nachweiszwecken überlassen werden.

Der Ausbildungszweck, die Ausbildungsdauer und die konkreten Ausbildungskosten sollten so konkret wie möglich in der Fortbildungsvereinbarung benannt und beziffert werden.

Es sollte eine angemessene Bindungsdauer gewählt werden, die sich nach dem von der Rechtsprechung fortgebildeten Regelwerk richtet. Darüberhinausgehende Bindungsfristen sollten nur in absoluten Ausnahmefällen bei beachtlichen Ausbildungsvorteilen und ganz erheblichen Ausbildungskosten vereinbart werden.

Die Rückzahlungsklausel sollte positiv und abschließend formulieren, in welchen Fällen eine Rückzahlungspflicht eintreten wird. Dabei dürfen nur solche Beendigungsgründe zur Rückzahlungspflicht führen, die ausschließlich der Sphäre und dem Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers zuzuordnen sind.

Die Höhe der Rückzahlungspflicht sollte sich nach Beendigung der Ausbildungsmaßnahme monatlich im Verhältnis zu der vereinbarten Bindungsdauer ratierlich kürzen.

Bestehende Vertragsmuster zu Fortbildungsvereinbarungen sollten regelmäßig auf Aktualität überprüft werden, da sich die Rechtsprechung stetig fortentwickelt.

IV. Rechtsirrtum:

Mit Fortbildungsvereinbarungen können Arbeitnehmer ohne Weiteres lange an das Unternehmen des Arbeitgebers gebunden werden, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unter Kostenaufwand fortbildet. Immer wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Eigenkündigung während der Bindungsfrist aus dem Unternehmen ausscheidet, hat er die Kosten der Ausbildung zurückzuzahlen.